ادارة الوقت …. هل تعديت ال deadline من قبل ؟ هل انت من الاشخاص الذين يقومون بمهامهم في وقت ضيق قبل الdeadline ثم يشعرون انهم يستطيعون فعل الافضل لو كان هناك وقت ؟ اذا كنت منهم هيا نتعرف كيف يمكننا تجنب ذلك .
خطوات ادارة الوقت وتحديد المهام
- اختيار الهدف (المهمة)
عند اختيارك لمهمتك حاول وضع قائمة بجميع المهام الاخري والتي تقوم بها مثل دورك كزوج او ابن او صديق فهي من الاشياء التي تستلزم وقت وينبغي الموازنة بينهم .
- دراسة المهام
بعد حصر كل المهام حاول وضع اوقات تقريبية لانهاء كل مهمة وخطواتها حتي تستطيع انجازها بطريقة اسرع .
- الاهم فالمهم
من الهام ان تصرف مجهودك بطريقة مناسبة فينبغي القيام بالامور الاهم اولا ثم ما بعد ذلك فاذا كانت طاقتك في الصباح اكبر فينبغي القيام باعمالك الهامة صباحا وهكذا . وينبغي ان نعلم ان هناك نوع من المهام العاجلة التي تكون استثناء للقاعدة فيتم القيام بها في اسرع وقت.
انواع ترتيب المهام طبقا للوقت
- مهمة وسريعة
ما لم يتم انجازه ويمتلك وقت نهائي deadline
احداث غير متوقعة ادت الي مهام جديدة
ونحاول التغلب علي ذلك بوضع بعض الوقت الكافي للمهام التي من الممكن اضافتها نتيجة لاحداث غير متوقعة والتخطيط الفعال للوقت حتي يتم انجاز المهام سريعا وليس قبل ال dead line .
- مهمة ولا تستلزم سرعة
وهو في اغلب الاوقات ما نسعي اليه لتحقيق اهدافنا الهامة.
- مهمة سريعة وغير هامة
وهي تكون عند معظم الاشخاص كمناسبات او اعمال روتينية ينبغي القيام بها علي المستوي الشخصي او مكالمات او تقارير لبعض الاشياء.
- غير مهمة وغير عاجلة
وهي تعد كنوع من المشتتات كالانشطة الترفيهية المبالغ بها او تضييع الكثير من الوقت امام التلفاز او علي السوشيال ميديا فحاول تجنبها علي قدر المستطاع.
يشكل جزء كبير من امكانية نجاحك في المستقبل الكبير علي النوع الثاني (مهمة ولا تستلزم سرعة) فحاول التركيز عليها بشكل اكبر واصرف اكبر قدر من الجهد والتركيز عليه.
اسرار عن ادارة الوقت
لقد قطعنا شوطا كبيرا حتي وصلنا لهذه المرحلة وهنحن وصلنا للوقت المناسب لذكر بعض اسرار ادارة الوقت وهم كالتالي:
- الجدولة
كيف تجعل الجدولة فعالة؟!
1- تحديد الوقت المناسب والمتاح
2- اجمع المهام التي ينبغي عليك القيام بها علي المستوي العملي
3- حدد وقت للمهام التي ينبغي القيام بها علي المستوي العائلي
4- تحديد الوقت للتعامل مع الاحداث الغير متوقعة
5- في الوقت المتبقي يمكنك القيام بالمهام او الانشطة الاخري طبقا لاولوياتك
الD4 للاادارة الناجحة :
هذا الاسلوب يتبع اربع افعال يمكننا اللجوء اليها لتسهيل مهمتنا
افعلها الان : اذا وجدت بعض الامور التي ينبغي التعامل معها سريعا قم بفعلها الان ولا تنتظر فهذا يوفر الكثير من المشاكل في المستقبل.
لا تعطه اهمية (اهمله) :عندما تحدد وجهتك جيدا فسيكون من الاسهل رفض المشتتات التي تتعارض مع نجاحك
التسويف او التاجيل: وهذه خدعة حاول تجنبها علي قدر المستطاع فالتسويف لا يجلب الا الكثير من المهام معا.
التفويض : وهي خطوة تتعلق بالاعمال بشكل كبير فكلما زادات اعمالك ومهامك ينبغي وجود شخص متاح التفويض اليه ويمكنك القيام بهذه الخطوة عند وجود من يمكنك الاعتماد عليه في هذه المهمة ولكن التفويض لكي يكون ناجح له بعض الخدع التي سنتعلمها معا.
خطوات التفويض الاداري الناجح
1- حدد النتائج النهائية
2- توضيح المسئوليات والصلاحيات المتاحة للمفوض اليه
3- اجعل المسئولية متناسبة مع الصلاحيات
4- تجنب اعطاء المسئوليات الكبيرة لاشخاص قليلي الخبرة العملية
5- تقديم الدعم الكافي والتحفيز اللازم للنجاح
6- حدد مواعيد تسليم العمل
7- قم بالتعديلات علي النتائج النهائية
اخطاء ينبغي تجنبها عند التفويض الاداري
- القيام بالعمل بنفسك لتجنب الاخطاء
اجعل بيئة العمل مفتوحة وتساعد علي التعلم لانه كلما تراكمت الاعمال لن تستطيع انجازها وحدك ويجب مشاركة الموظفين معك للوصول للنتائج المرجوة.
- القيام بالعمل لتوفير وقت التدريب
هذا خطأ يقع به الكثير و ينبغي ان تعلم ان التدريب الان سيوفر الوقت كثيرا عندما تتكرر المهمة مرة واثنان وثلاثة ، وخلال هذا الوقت لا تكون بحاجة للقيام بالعمل بنفسك.
- احتكار المهام الممتعة
لا ينبغي اخذ كل المهام الممتعة بالنسبة لك ، اذا ابتعدت عنها لفترة او شاركتها مع فريقك في العمل فسيساعدك ذلك علي تطوير المهارات القيادية .
- التفويض يبعدك عن تفاصيل العمل
وبالرغم من ان هذا يبدو صحيحا ولكن يمكنك طلب تقرير عن العمل لكي تصبح علي اطلاع تام بتفاصيل العمل.
- ما من احد في كفاءتي
بالطبع عندما يقوم الشخص بالعمل فيكون اكثر اطمئنانا ولكن محاولة انجاز جميع المهام بنفسك ستتركك في الخلف لذا ينبغي تكوين فريق علي درجة كبيرة من الكفاءة وذلك بالعمل علي تدريبهم لفترة ثم تستطيع بعد ذلك الاعتماد عليهم.
منهج ادارة الوقت كالكنز اذا احسنت استخدامه فسوف تصل للنجاح سريعا .
المصادر: Forbes
